Atrás quedaron los días en los que los documentos impresos eran parte esencial de las herramientas de trabajo en la rutina de los profesionales. Hoy en día, los archivos digitales son los verdaderos protagonistas, y hay muchas razones para ello.
Según estadísticas publicadas en 2022, más de 1.100 millones de personas utilizan las hojas de cálculo de Excel en su vida diaria, una cifra realmente impresionante. Ya sea para realizar tareas profesionales o simplemente para organizar las finanzas del mes, lo cierto es que esta herramienta de Microsoft se ha vuelto indispensable para muchísima gente.
Sin embargo, en contextos laborales más formales, como la elaboración de contratos, las hojas de cálculo en su forma más básica pueden no ser la mejor opción. Aunque contienen todos los datos importantes, no son precisamente la forma más elegante de presentar documentos a clientes o potenciales socios.
Es aquí donde entra en juego la conversión de documentos, una función sumamente útil para tareas de digitalización, entre muchas otras. Incluso quienes ya tienen experiencia en el área pueden encontrarse con dificultades para elegir la mejor herramienta, considerando la amplia variedad de opciones disponibles: desde software de conversión hasta tecnologías emergentes.
En este artículo vamos a hablar de todo ello, destacando una herramienta para convertir archivos PDF online lo que resulta especialmente atractivo para los profesionales: ¡Wondershare PDFelement Online! Completamente gratuita y accesible desde la web, esta solución se posiciona como una aliada poderosa para digitalizar contratos, hojas de cálculo y otros documentos laborales.
¿Por qué convertir archivos de Excel a PDF?
Considerando las múltiples utilidades de las hojas de cálculo de Excel, puede parecer extraño cuestionar el valor de convertirlas al formato PDF. Sin embargo, la mayoría de las ventajas que ofrecen las hojas de cálculo se mantienen tras la conversión, con beneficios adicionales que son exclusivos de los documentos en PDF.
1. Son más adecuados para la visualización de resultados
Los documentos de Excel son fundamentales para diversas tareas cotidianas, pero una vez finalizadas dichas actividades, visualizar los resultados directamente en las hojas no siempre resulta práctico. Convertirlos a formato PDF facilita este proceso, siendo ideal tanto para enviar archivos profesionales como para guardar las cuentas personales.
2. Se pueden abrir incluso en dispositivos móviles
Los dispositivos móviles pueden abrir hojas de cálculo de Excel, pero esto requiere que el smartphone en cuestión tenga una aplicación adecuada instalada, lo cual no siempre ocurre. Los documentos en PDF, en cambio, no requieren aplicaciones adicionales y pueden ser leídos en cualquier dispositivo que se utilice.
3. Requieren menos ancho de banda para descargarse desde la nube
Una de las características del PDF es su “ligereza” en comparación con otros formatos. Esto también aplica frente a Excel, ya que las hojas de cálculo suelen ocupar mucho más espacio. En la práctica, la conversión reduce tanto el almacenamiento interno o en la nube como el ancho de banda necesario para la descarga.
¿Cómo elegir las herramientas para digitalizar documentos?
Convertir un documento de Excel a PDF online gratis es mucho más ventajoso que descargar e instalar un software o aplicación, aunque no siempre sabemos cuál es el mejor servicio. Existen ciertos criterios que puedes tener en cuenta, de los cuales hemos seleccionado tres que merecen especial atención.
1. Mantiene el formato y la calidad de las tablas de Excel
De poco sirve una conversión de Excel a Word en la que la hoja de cálculo queda completamente “desfigurada” y no puede leerse correctamente. Por eso, es fundamental elegir un conversor que no genere pérdidas significativas de calidad, manteniendo intactas las tablas, celdas y gráficos.
2. Permite la conversión online, sin necesidad de descarga ni instalación
La descarga e instalación de programas son, sin duda, una de las etapas más tediosas cuando se trata de convertir documentos. Por eso, lo ideal es buscar conversores en línea que eliminen esos pasos, permitiéndote convertir archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
3. Elimina automáticamente los datos sensibles del usuario
La recopilación y venta de datos de usuarios es, lamentablemente, una práctica común en muchas plataformas online, incluidas las de conversión de archivos. Por ello, es importante optar por un sitio que proteja tu información, eliminando automáticamente los archivos enviados una vez completado el cambio.
PDFelement Online: la mejor herramienta para convertir Excel a PDF
Basado en los criterios para mantener la calidad de las hojas de cálculo, la posibilidad de conversión online y la no conservación de datos sensibles de los usuarios, una alternativa se destaca como la más recomendada: ¡Wondershare PDFelement Online! Además de cumplir con estos requisitos, posee algunas características únicas que lo hacen aún más atractivo.
1. Convierte documentos extensos en pocos segundos
Una de las razones por las que Wondershare PDFelement Online es la mejor herramienta para convertir PDF a Excel —y viceversa— es su rapidez. Además de no requerir descarga ni instalación, el proceso de conversión es ágil, permitiéndote tener el nuevo documento en cuestión de segundos.
2. Es completamente gratuito y no requiere registro
Otra de las características que posicionan a Wondershare PDFelement Online como el mejor servicio de conversión es su gratuidad. No solo evita descargas e instalaciones, sino que tampoco exige suscripciones ni siquiera la creación de una cuenta en la plataforma, eliminando así otro paso innecesario.
3. Es compatible con múltiples formatos de archivos
Wondershare PDFelement Online no solo funciona en varios dispositivos, sino que también es compatible con una amplia gama de formatos de archivo. Entre los principales se encuentran las hojas de cálculo de Excel, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint e incluso imágenes. Todo esto tanto para convertir desde PDF como hacía PDF.
¿Cómo convertir un archivo de Excel a PDF con PDFelement Online?
Aunque Wondershare PDFelement Online es de uso sencillo, resulta útil ofrecer un tutorial para quienes tienen poca o ninguna experiencia convirtiendo archivos online. El paso a paso que te mostramos a continuación consta de solo cuatro etapas, que puedes seguir desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de escritorio o un portátil.
1. Visita el sitio oficial de PDFelement Online
Todo comienza accediendo al sitio oficial de Wondershare PDFelement Online. En la página de inicio, verás varias opciones en una barra superior. La que nos interesa aparece bajo el nombre de “convertir PDF online”. Al hacer clic allí, serás redirigido a una nueva página con múltiples opciones de conversión en línea.
2. Busca la herramienta de conversión y sube el archivo
La herramienta que necesitas estará etiquetada como “Excel a PDF”, en la segunda columna disponible. Al hacer clic, se abrirá una nueva página donde deberás cargar tu documento original. Recuerda: en este caso, el archivo que deberás tener a mano en tu ordenador debe estar en formato “.xlsx”, correspondiente a Excel.
3. Espera hasta que la conversión se complete correctamente
La conversión comenzará una vez que presiones el botón ubicado en la parte inferior de la ventana. El proceso puede ser muy rápido o demorar un poco más, dependiendo del tamaño del archivo y de la velocidad de tu conexión a internet. Si cierras la ventana antes de tiempo, deberás volver a cargar el documento y esperar nuevamente.
4. Revisa el nuevo documento convertido en PDF
Una vez finalizada la conversión, aparecerá un botón de descarga en el que deberás hacer clic. Esto hará que el archivo (ahora en formato PDF) se guarde en la carpeta predeterminada de tu navegador. Solo necesitas ubicar el archivo, abrirlo y verificar que la conversión se haya realizado con éxito. ¡Y listo, has convertido tu documento!
Consejos para optimizar la digitalización de documentos
La conversión de documentos es fundamental para optimizar la digitalización, pero no es el único recurso que puede facilitar la vida de los usuarios. Existen otras opciones igualmente valiosas, como el uso de tecnología OCR, la realización de copias de seguridad periódicas y el almacenamiento de los archivos originales en la nube.
1. Considera el uso de tecnología OCR
El OCR (sigla en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología impulsada por inteligencia artificial que permite convertir imágenes en texto, mediante el reconocimiento de caracteres, tal como su nombre lo indica. Es una excelente herramienta para mejorar la digitalización de documentos y facilitar la edición de archivos ya escaneados.
2. Conserva copias de los documentos originales
Una recomendación básica de seguridad —que no todos siguen— es conservar, siempre que sea posible, una copia de los documentos originales tras la conversión. Por ejemplo, luego de convertir una hoja de cálculo de Excel a PDF, puedes trabajar con el PDF, pero asegúrate de guardar también el archivo original.
3. Prefiere enviar documentos en formato PDF
Siempre que tengas la opción, envía tus documentos en formato PDF. Esta sugerencia tiene sentido desde la perspectiva de la optimización, ya que el formato PDF es más compatible. Si envías directamente un archivo en formato Excel, es probable que más adelante tengas que convertirlo de todas formas.
4. Realiza copias de seguridad accesibles desde la nube
Siguiendo la recomendación de conservar copias de los documentos originales, se aconseja también guardar respaldos en la nube. Esto se debe a que existe el riesgo de perder archivos por fallos técnicos en un ordenador o dispositivo móvil; si tienes una copia en la nube, evitarás cualquier pérdida de información.
Naturalmente, los consejos para mejorar tu flujo de trabajo diario no terminan en los conversores de documentos. Cuantas más herramientas digitales tengas a tu alcance, mayores serán tus probabilidades de entregar trabajos de calidad, de forma rápida y sencilla.
